ਐਕਸਲ ਕੋਲ ਸੰਬੰਧਤ ਡਾਟਾਬੇਸ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ SQL ਸਰਵਰ ਅਤੇ ਮਾਈਕਰੋਸਾਫਟ ਐਕਸੈਸ ਦੀ ਡਾਟਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸਮਰੱਥਾ ਨਹੀਂ ਹੈ. ਇਹ ਕੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਜਾਂ ਫਲੈਟ-ਫਾਈਲ ਡੇਟਾਬੇਸ ਵਜੋਂ ਸੇਵਾ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜੋ ਕਈ ਸਥਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ.
ਐਕਸਲ ਵਿੱਚ, ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਦੀਆਂ ਕਤਾਰਾਂ ਅਤੇ ਕਾਲਮਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਡਾਟਾ ਸਾਰਣੀ ਵਿੱਚ ਸੰਗਠਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਦੇ ਹੋਰ ਨਵੇਂ ਵਰਜਨਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਾਰਣੀ ਫੀਚਰ ਹੈ , ਜੋ ਡਾਟਾ ਦਰਜ ਕਰਨ, ਸੰਪਾਦਨ ਕਰਨ ਅਤੇ ਹੇਰਾਫੇਰੀ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ .
ਇੱਕ ਵਿਸ਼ਾ ਬਾਰੇ ਹਰੇਕ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਡੇਟਾ ਜਾਂ ਜਾਣਕਾਰੀ - ਜਿਵੇਂ ਇੱਕ ਭਾਗ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਪਤਾ - ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਸੈੱਲ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਖੇਤਰ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਜਾਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.
ਡਾਟਾਬੇਸ ਨਿਯਮ: ਐਕਸਲ ਵਿੱਚ ਸਾਰਣੀ, ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਫੀਲਡਸ
ਇੱਕ ਡਾਟਾਬੇਸ ਇੱਕ ਸੰਗਠਿਤ ਫੈਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਜਾਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕੰਪਿਊਟਰ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀ ਸਬੰਧਿਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਸੰਗ੍ਰਹਿ ਹੈ.
ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਸਾਰਣੀਆਂ ਵਿੱਚ ਸੰਗਠਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਜਾਂ ਫਲੈਟ-ਫਾਈਲ ਡੇਟਾਬੇਸ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਐਕਸਲ, ਇੱਕ ਸਾਰਣੀ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ੇ ਬਾਰੇ ਸਾਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਰੱਖਦਾ ਹੈ.
ਰਿਲੇਸ਼ਨਲ ਡੈਟਾਬੇਸ, ਦੂਜੇ ਪਾਸੇ, ਹਰੇਕ ਸਾਰਣੀ ਵਿੱਚ ਕਈ ਟੇਬਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਵੱਖ ਵੱਖ, ਪਰ ਸਬੰਧਤ, ਵਿਸ਼ੇਾਂ ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੈ.
ਇਕ ਸਾਰਣੀ ਵਿਚਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਜਿਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸੰਗਠਿਤ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ:
- ਅੱਪਡੇਟ ਕੀਤਾ
- ਕ੍ਰਮਬੱਧ
- ਠੀਕ ਹੋਇਆ
- ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ ਫਿਲਟਰ ਕੀਤੀ ਜਾਂ ਖੋਜ ਕੀਤੀ ਗਈ
ਰਿਕਾਰਡ
ਡਾਟਾਬੇਸ ਦੀ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਖਾਸ ਵਸਤੂ ਬਾਰੇ ਸਾਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਡੇਟਾ ਮੌਜੂਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
ਐਕਸਲ ਵਿੱਚ, ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਦੀਆਂ ਕਤਾਰਾਂ ਵਿੱਚ ਸੰਗਠਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਕਤਾਰ ਦੇ ਹਰੇਕ ਸੈੱਲ ਨਾਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਮੁੱਲ ਦੀ ਇੱਕ ਇਕਾਈ ਹੁੰਦੀ ਹੈ.
ਫੀਲਡਜ਼
ਇੱਕ ਡਾਟਾਬੇਸ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਹਰੇਕ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਆਈਟਮ - ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਟੈਲੀਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਸਟਰੀਟ ਨੰਬਰ - ਨੂੰ ਇੱਕ ਫੀਲਡ ਵਜੋਂ ਦਰਸਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.
ਐਕਸਲ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਦੇ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਸੈੱਲ ਫੀਲਡ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਕਿਉਂਕਿ ਹਰੇਕ ਸੈਲ ਇੱਕ ਵਸਤੂ ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਇੱਕ ਹਿੱਸਾ ਪਾ ਸਕਦਾ ਹੈ.
ਫੀਲਡ ਨਾਮ
ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਸੰਗਠਿਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਇੱਕ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਕਿ ਇਸ ਨੂੰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਹੱਲ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ ਜਾਂ ਫਿਲਟਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ.
ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਡੇਟਾ ਹਰੇਕ ਰਿਕਾਰਡ ਲਈ ਉਸੇ ਆਦੇਸ਼ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਹੈਡਿੰਗ ਇੱਕ ਸਾਰਣੀ ਦੇ ਹਰੇਕ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਜੋੜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਕਾਲਮ ਹੈਡਿੰਗ ਨੂੰ ਫੀਲਡ ਨਾਂ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਜਾਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.
ਐਕਸਲ ਵਿੱਚ, ਟੇਬਲ ਦੇ ਸਿਖਰ ਦੀ ਕਤਾਰ ਵਿੱਚ ਸਾਰਣੀ ਲਈ ਫੀਲਡ ਨਾਂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ. ਇਸ ਲਾਈਨ ਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਸਿਰਲੇਖ ਕਤਾਰ ਵਜੋਂ ਦਰਸਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.
ਉਦਾਹਰਨ
ਉਪਰੋਕਤ ਚਿੱਤਰ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਲਈ ਇਕੱਠੀ ਕੀਤੀ ਗਈ ਸਾਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਕਤਾਰ ਵਿੱਚ ਜਾਂ ਮੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ. ਹਰੇਕ ਵਿਦਿਆਰਥੀ, ਚਾਹੇ ਕਿੰਨੀ ਵੀ ਜਾਂ ਜਿੰਨੀ ਛੋਟੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ, ਸਾਰਣੀ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਕਤਾਰ ਹੈ
ਇੱਕ ਕਤਾਰ ਦੇ ਅੰਦਰਲੇ ਸੈੱਲ ਇੱਕ ਫੀਲਡ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ. ਸਿਰਲੇਖ ਕਤਾਰ ਵਿੱਚ ਫੀਲਡ ਨਾਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਸਾਰੇ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਲਈ ਇੱਕੋ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ, ਖਾਸ ਵਿਸ਼ਾ, ਜਿਵੇਂ ਨਾਮ ਜਾਂ ਉਮਰ, ਦੇ ਸਾਰੇ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਰੱਖ ਕੇ ਡਾਟਾ ਆਯੋਜਿਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
ਐਕਸਲ ਦਾ ਡੇਟਾ ਟੂਲ
ਮਾਈਕਰੋਸਾਫਟ ਨੇ ਡਾਟਾ ਸਟਾਕਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕੀਤੀ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਐਕਸਲ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਵੱਡੀ ਮਾਤਰਾ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਇਕੱਤਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਚੰਗੀ ਹਾਲਤ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕੇ.
ਇੱਕ ਫ਼ਾਰਮ ਲਈ ਰਿਕਾਰਡ ਦਾ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕਰਨਾ
ਉਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਸੰਦ ਜੋ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਉਹ ਡਾਟਾ ਫਾਰਮ ਹੈ. ਇੱਕ ਫਾਰਮ ਨੂੰ 32 ਖੇਤਰਾਂ ਜਾਂ ਕਾਲਮਾਂ ਤਕ ਦੇ ਟੇਬਲਜ਼ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਲੱਭਣ, ਸੰਪਾਦਿਤ ਕਰਨ, ਦਰਜ ਕਰਨ ਜਾਂ ਮਿਟਾਉਣ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ.
ਡਿਫੌਲਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਵਿੱਚ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕੀਤੇ ਗਏ ਨਾਮਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਕਿ ਰਿਕਾਰਡ ਸਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ. ਹਰੇਕ ਫੀਲਡ ਦੇ ਨਾਮ ਦੇ ਅੱਗੇ ਡੇਟਾ ਦਾ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਖੇਤਰ ਦਾਖਲ ਕਰਨ ਜਾਂ ਸੰਪਾਦਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਪਾਠ ਬਾਕਸ ਹੈ.
ਹਾਲਾਂਕਿ ਕਸਟਮ ਫਾਰਮ ਬਣਾਉਣਾ ਮੁਮਕਿਨ ਹੈ, ਡਿਫਾਲਟ ਰੂਪ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਵਰਤਣਾ ਬਹੁਤ ਅਸਾਨ ਹੈ ਅਤੇ ਅਕਸਰ ਇਹ ਸਭ ਕੁਝ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ.
ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਡਾਟਾ ਰਿਕਾਰਡ ਹਟਾਓ
ਸਾਰੇ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਆਮ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ ਡਾਟਾ ਗਲਤੀਆਂ. ਸਾਧਾਰਣ ਸਪੈਲਿੰਗ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਜਾਂ ਗੁੰਮ ਖੇਤਰਾਂ ਦੇ ਡੇਟਾ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਡੇਟਾ ਰਿਕਾਰਡਸ ਇੱਕ ਵੱਡੀ ਚਿੰਤਾ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇੱਕ ਡਾਟਾ ਸਾਰਣੀ ਆਕਾਰ ਵਿੱਚ ਵੱਧਦੀ ਹੈ.
ਐਕਸਲ ਦੇ ਇਕ ਹੋਰ ਡਾਟਾ ਟੂਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਇਹ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ- ਜਾਂ ਤਾਂ ਸਹੀ ਜਾਂ ਅੰਸ਼ਕ ਡੁਪਲੀਕੇਟ
ਛਾਂਟੀ ਡੇਟਾ
ਲੜੀਬੱਧ ਦਾ ਅਰਥ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਜਾਇਦਾਦ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਮੁੜ ਸੰਗਠਿਤ ਕਰਨਾ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਆਖਰੀ ਨਾਮ ਦੁਆਰਾ ਵਰਣਮਾਲਾ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਅਨੁਸਾਰ ਸਾਰਣੀ ਜਾਂ ਕ੍ਰਮ ਅਨੁਸਾਰ ਪੁਰਾਣੇ ਤੋਂ ਛੋਟੇ ਤੱਕ.
ਐਕਸਲ ਦੇ ਸਧਾਰਣ ਵਿਕਲਪਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਜਾਂ ਵੱਧ ਖੇਤਰਾਂ, ਕ੍ਰਮਬੱਧ ਸਿਲਾਈ ਕਰਕੇ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਮਿਤੀ ਜਾਂ ਸਮਾਂ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਸਤਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਛਾਂਟਣਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਇੱਕ ਸਾਰਣੀ ਵਿੱਚ ਖੇਤਰਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ ਕ੍ਰਮਬੱਧ ਕਰਨ ਲਈ ਸੰਭਵ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ.