ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਭਾਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋਵੋ ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਜਿਹੀ ਸੰਸਥਾ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਤੱਕ ਚਲਦੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ Microsoft Word ਫ਼ਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਤੋਂ ਕੰਮ ਕਰਨ ਨਾਲੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਬਿਤਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਸਮਾਂ ਹੈ ਕਿ ਕੁਝ ਸੰਗਠਨ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ Word ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੰਪਿਊਟਰ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਦਾ ਫਾਇਦਾ ਉਠਾਉਣ ਦਾ.
ਥੰਮਨੇਲ ਨਾਲ ਸਾਰੇ ਸ਼ਬਦ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰੋ
ਹਰੇਕ ਵਰਡ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਪ੍ਰੀਵਿਊ ਚਿੱਤਰ ਜਾਂ ਥੰਬਨੇਲ ਨਾਲ ਸਾਂਭਣਾ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹੇ ਬਿਨਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨਾ ਸੌਖਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ. ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਪਗ਼ਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਕੇ ਸਾਰੇ ਵਰਡ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰੀਵਿਊ ਜਾਂ ਥੰਬਨੇਲ ਚਿੱਤਰ ਨਾਲ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ:
- ਮਾਈਕਰੋਸਾਫਟ ਵਰਡ ਖੋਲ੍ਹੋ
- ਮੈਨਯੂ ਬਾਰ ਵਿਚ ਫਾਈਲ 'ਤੇ ਕਲਿਕ ਕਰੋ.
- ਡ੍ਰੌਪ ਡਾਉਨ ਮੀਨੂ ਦੇ ਥੱਲੇ 'ਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਚੁਣੋ.
- ਸੰਖੇਪ ਟੈਬ 'ਤੇ ਕਲਿਕ ਕਰੋ.
- ਇਸ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਨਾਲ ਪੂਰਵਦਰਸ਼ਨ ਤਸਵੀਰ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰੋ ਜਾਂ ਸਾਰੇ ਸ਼ਬਦ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ (ਆਪਣੇ ਵਰਡ ਦੇ ਵਰਜਨ ਦੇ ਆਧਾਰ ਤੇ) ਥੰਬਨੇਲਸ ਸੰਭਾਲੋ .
- ਕਲਿਕ ਕਰੋ ਠੀਕ ਹੈ
Word ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਵੱਡੇ ਪੱਧਰ ਦੇ ਵਰਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਿਹਨਾਂ ਦੇ ਸਮਾਨ ਨਾਮ ਅਤੇ ਟਿਕਾਣੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਨਿਸ਼ਚਤ ਰੂਪ ਤੋਂ Word ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਦਾ ਲਾਭ ਲੈਣਾ ਚਾਹੋਗੇ. ਫਾਈਲ > ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ > ਸੰਖੇਪ ਤੇ ਵਾਪਸ ਜਾਓ ਅਤੇ ਟਿੱਪਣੀਆਂ, ਕੀਵਰਡਜ਼, ਸ਼੍ਰੇਣੀ, ਸਿਰਲੇਖ ਜਾਂ ਵਿਸ਼ਾ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ- ਕੋਈ ਵੀ ਚੀਜ਼ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿਚ ਫਰਕ ਦੱਸਣ ਵਿਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰੇਗੀ. ਜਦੋਂ ਇਹ ਖੋਜ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਾਂ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਬਚਨ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੋੜੀਂਦਾ ਸਹੀ ਲੱਭ ਸਕਦਾ ਹੈ.
ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ ਤੇ ਫੋਲਡਰ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਵਰਤੋ
ਤੁਹਾਡੇ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ ਇਕ ਫੋਲਡਰ ਸੈਟਅੱਪ ਕਰਨਾ ਅੱਗੇ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਉਸ ਚੀਜ਼ ਦਾ ਨਾਮ ਦਿਓ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਭੁੱਲ ਨਹੀਂ ਜਾਓਗੇ ਜਿਵੇਂ "ਮਾਈਵਰਡ ਡਾਡਜ਼." ਇਸ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਨਾਮਾਂ ਵਾਲੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਨਾਲ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਜਿਹੜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਮਝਣ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋ, ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੋਟਸ ਲਈ ਇੱਕ ਫੋਲਡਰ ਬਣਾਉ ਅਤੇ ਮਹੀਨਾ ਜਾਂ ਸਾਲਾਂ ਲਈ ਇਸ ਵਿੱਚ ਵਾਧੂ ਫੋਲਡਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ.
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਤੁਹਾਡੇ ਕੰਪਿਊਟਰ ਤੇ ਵਰਤੇ ਗਏ ਵਰਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਰ੍ਹਿਆਂ ਦੇ ਸਾਲ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਰਖਵਾਲੀ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਹਰ ਸਾਲ ਉਸ ਦੇ ਲਈ ਇਕ ਫੋਲਡਰ ਬਣਾਉ, ਜੋ ਕਿ ਪੁਰਾਣੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹਨ ਅਤੇ ਸਾਰੇ 2010 ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇੱਕ ਫੋਲਡਰ, ਇੱਕ ਦੂਸਰੇ ਵਿੱਚ 2011 ਅਤੇ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕਰਨਾ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ.
ਇਕ ਕੰਨਸਟੈਂਟ ਫਾਈਲ ਨਾਮਕਰਣ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਵਰਤੋ
ਇੱਕ ਨਾਮਕਰਣ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦੀ ਸਥਾਪਨਾ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਇਦ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀਆਂ ਲੋੜੀਂਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਨ ਲਈ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ. ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਨਾਮ ਦੇਣ ਦਾ ਕੋਈ ਤਰੀਕਾ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਪਰ ਨਾਮਕਰਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨੂੰ ਚੁਣਨਾ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਵਰਤਣਾ ਵਿਅਰਥ ਹੈ. ਸੁਝਾਅ ਇਹ ਹਨ:
- ਦਸਤਾਵੇਜ ਦੀ ਕਿਸਮ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇਕ ਨਜ਼ਰ ਨਾਲ ਦੱਸ ਸਕੋ ਕਿ "ਕੰਟਰੈਕਟ," "ਲੀਜ਼" ਜਾਂ "ਨਿਊਜ਼ਲੈਟਰ" ਵਾਲਾ ਕੋਈ ਵੀ ਫਾਈਲ ਨਾਮ ਉਹ ਪੱਤਰ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਭਾਲ ਰਹੇ ਹੋ.
- ਗਾਹਕ ਦੇ ਨਾਮ ਨਾਲ ਨਾਮ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ (ਜਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ ਦੇ ਆਖਰੀ ਨਾਮ ਜੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹਨ)
- ਫਾਇਲ ਨਾਂ ਵਿੱਚ ਮਿਤੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ
ਆਪਣਾ ਸਮਾਂ ਲੈ ਲਓ
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਕੰਪਿਊਟਰ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਫਾਇਲਾਂ ਨਾਲ ਭਰਿਆ ਹੋਇਆ ਹੈ, ਆਪਣੇ ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਇਕੋ ਵਾਰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨਾ ਕਰੋ. ਨੌਕਰੀ ਨੂੰ ਕਾਬੂ ਕਰਨ ਯੋਗ ਟੁਕੜਿਆਂ ਵਿੱਚ ਤੋੜ ਦਿਓ ਅਤੇ ਇਸ 'ਤੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ 15 ਮਿੰਟ ਬਿਤਾਓ. ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ ਤੇ ਭਟਕਦੇ ਸ਼ਬਦ ਫੈਲਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਫੋਲਡਰਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਵਿੱਚ ਪਾਓ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਣਾਏ, ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਫੋਲਡਰ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਜਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਹਟਾਓ ਜੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਹੁਣ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣਾ ਮਨ ਨਹੀਂ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਕ ਫੋਲਡਰ ਵਿਚ ਰੱਖੋ, ਜੋ ਕਿ ਭਵਿੱਖ ਵਿਚ ਕਾਫ਼ੀ ਦੂਰ ਹੈ, ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਸਮੇਂ ਤਕ ਫੋਲਡਰ ਨਹੀਂ ਖੋਲ੍ਹਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣ ਵਿਚ ਸੁਸਤ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰੋਗੇ. ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਵੀ ਫੋਲਡਰ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਉਹ ਸਾਰੇ ਆਪਣੇ ਇਕ ਵੱਡੇ ਸ਼ਬਦ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਪਾਉ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਤਾ ਲੱਗੇਗਾ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਦੇਖਣਾ ਹੈ.