ਲੋਕ ਨਾਲ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਫਾਈਲਾਂ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਉਣਾ?
SharePoint Online, ਮਾਈਕਰੋਸਾਫਟ ਦੁਆਰਾ ਆਯੋਜਿਤ ਕਲਾਉਡ-ਅਧਾਰਿਤ ਸੇਵਾ, ਆਫਿਸ 365 ਪਲਾਨ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਇਹ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਸਰਵਰ ਲਈ ਐਡ-ਓਨ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਨਵੇਂ ਅਤੇ ਅਪਗਰੇਡ ਕੀਤੇ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਆਨ ਲਾਈਨ ਸੇਵਾਵਾਂ ਵਿਚ ਮੁੱਖ ਦਿਲਚਸਪੀ ਆਨਲਾਈਨ ਆਪਸੀ ਤਾਲਮੇਲ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿਚ ਦਸਤਾਵੇਜ ਸਾਂਝੇ ਕਰਨ ਲਈ ਇਸਨੂੰ ਆਸਾਨ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹੈ.
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇੱਕ SharePoint Online user ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਅਪਗ੍ਰੇਡ ਕੀਤੀਆਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦਾ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾ ਸਕਦੇ ਹੋ. SharePoint ਆਨਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਹੁਣ ਮੋਬਾਈਲ ਫੋਨ ਅਤੇ ਟੈਬਲੇਟਾਂ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਹਿਜ ਸਮਾਜਿਕ ਤਜ਼ਰਬੇ ਤੇ ਵਰਤੋਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ. ਇਸ ਵਿਚ ਆਫਿਸ 365 ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਇਕਡ੍ਰਾਈਵ, ਇਕ ਡ੍ਰਾਈਵਵ ਦਾ ਇਕ ਪ੍ਰੋਫੈਸ਼ਨਲ ਵਰਜਨ ਹੈ ਜੋ ਕਲਾਉਡ ਵਿਚ ਡੌਕਯੂਮੈਂਟ ਸਟੋਰੇਜ ਲਈ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ ਜਾਂ ਕੰਪਨੀ ਸਰਵਰ ਤੇ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਨਾਲ ਸਮਕਾਲੀ ਕਰਨ ਵਿਚ ਸਮਰੱਥ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ.
ਗਰੁੱਪਾਂ ਵਿਚ ਅਧਿਕਾਰ ਅਤੇ ਉਪਭੋਗਤਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ
ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਲਈ ਅਨੁਮਤੀਆਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਲੋੜੀਦਾ ਉਪਭੋਗਤਾ ਪਹੁੰਚ ਅਨੁਸਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ SharePoint Online ਲਈ ਅਧਿਕਾਰਾਂ ਦੇ ਪੱਧਰ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਵਿਜ਼ਟਰ - ਇੱਕ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵੇਖੋ
- ਸਦੱਸ - ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੰਪਾਦਤ ਜਾਂ ਯੋਗਦਾਨ ਦੇਣਾ
- ਮਾਲਕ - ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ ਸਾਈਟ ਦੀ ਪੂਰਾ ਨਿਯੰਤਰਣ ਆਗਿਆ ਹੈ
ਵਿਜ਼ਿਟਰ ਲਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰਨ ਲਈ, ਅਧਿਕਾਰਾਂ ਵਿੱਚ "ਪਡ਼੍ਹੋ" ਪਹੁੰਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ.
ਇੱਕ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਉਪਭੋਗਤਾ ਸਮੂਹ ਜਾਂ ਟੀਮ ਸਹਿਯੋਗ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਨਵੇਂ ਸਮੂਹ ਨਾਂ ਬਣਾਏ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ. "ਸਾਈਟ ਡਿਜ਼ਾਇਨਰ," "ਲੇਖਕ," ਅਤੇ "ਗਾਹਕ," ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਹਨ.
ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨਾ
ਬਾਹਰੀ ਉਪਯੋਗਕਰਤਾ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਪਲਾਇਰ, ਸਲਾਹਕਾਰ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ ਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਾਂਝੇ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ.
ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ ਮਾਲਕ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਕੋਲ ਪੂਰੀ ਨਿਯੰਤਰਣ ਅਨੁਮਤੀ ਹੈ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਬਾਹਰੀ ਉਪਯੋਗਕਰਤਾਵਾਂ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ. ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਾਂਝੇ ਕਰਨ ਲਈ ਅਧਿਕ੍ਰਿਤ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਲਈ ਬਾਹਰੀ ਉਪਭੋਗਤਾ ਨੂੰ ਵਿਜ਼ਿਟਰ ਜਾਂ ਮੈਂਬਰ ਉਪਭੋਗਤਾ ਸਮੂਹਾਂ ਵਿੱਚ ਜੋੜਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ.
- ਗਿਸਟ ਲਿੰਕ ਸਾਂਝੇ ਕਰੋ. ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਆਨ ਲਾਈਨ ਡੌਕੂਮੈਂਟ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਤੋਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇਖਣ ਲਈ ਇੱਕ ਗਿਸਟ ਲਿੰਕ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਸਾਂਝਾ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਲਈ ਜੋਖਿਮ ਨੂੰ ਘੱਟ ਕਰਨ ਲਈ, ਤੁਸੀਂ ਬਾਹਰੀ ਉਪਯੋਗਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਾਈਨ ਇਨ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ. ਇਸ ਪਗ ਦੇ ਲਈ ਮਹਿਮਾਨਾਂ (ਜਾਂ ਪੜ੍ਹਨ ਦੇ ਨਾਲ ਗੈਰ-ਲਾਇਸੈਂਸ ਪ੍ਰਾਪਤ ਉਪਭੋਗਤਾ) ਅਧਿਕਾਰ ਸਮੂਹਾਂ ਵਿੱਚ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਮਹਿਮਾਨ ਲਿੰਕ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੇ ਗੁਮਨਾਮ ਵਰਤੋਂਕਾਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਖੋਲ੍ਹਿਆ ਗਿਆ
- ਮੈਂਬਰਾਂ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ. ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਬਾਹਰੀ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਕੋਲ Office 365 ਲਈ ਕੋਈ ਗਾਹਕੀ ਹੈ ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਸਾਈਟ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ੇਅਰਡ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਐਕਸੈਸ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸਾਈਨ ਇਨ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ. ਇਹ ਕਦਮ ਇਹ ਮੰਨਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਦੱਸ ਅਧਿਕਾਰ ਗਰੁੱਪ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਹੈ. Microsoft Office ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਬਾਹਰੀ ਉਪਭੋਗਤਾ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਜਿੰਨਾ ਚਿਰ ਤੱਕ ਉਹਨਾਂ ਕੋਲ ਪਹੁੰਚ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੈ.
- ਵਪਾਰ ਲਈ OneDrive ਤੋਂ ਜਨਤਕ ਲਿੰਕ ਸਾਂਝੇ ਕਰੋ. OneDrive ਇੱਕ ਡੌਕੂਮੈਂਟ ਸਟੋਰੇਜ ਏਰੀਆ ਹੈ ਜੋ Office 365 ਵਿੱਚ ਹੈ ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਸੇਵਾ ਨੂੰ ਅਪਗ੍ਰੇਡ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ. ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਆਨ ਲਾਈਨ ਡੌਕੂਮੈਂਟ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਤੋਂ ਵੱਖਰੇ ਬਾਹਰੀ ਜਨਤਕ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨਾਲ ਫਾਈਲਾਂ ਸ਼ੇਅਰ ਕਰਨ ਲਈ OneDrive ਦਾ ਵਧੀਆ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਇਕ ਡ੍ਰਾਈਵ ਨੂੰ ਇੱਕ ਡੌਕਯੁਮੈੱਨਟੇਸ਼ਨ ਦਾ ਅੰਤਿਮ ਸੰਸਕਰਣ ਮੰਨਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿਸੇ ਵੈਬਸਾਈਟ ਜਾਂ ਬਲੌਗ ਤੋਂ ਇੱਕ ਲਿੰਕ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਪੋਸਟ ਕਰਨ ਦਾ. ਤੁਹਾਡੀ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਆਨ ਲਾਈਨ ਡੌਕੂਮੈਂਟ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਸਰੋਤ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਇਕਾਈ ਦੀ ਇਕ ਕਾਪੀ ਬਣਾਉ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦੋ ਖੇਤਰਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨ ਵਿਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕੋ, ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਇਕ ਡ੍ਰਾਈਵ ਦਾ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕਰਨ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰਦੇ ਹੋ.
- ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਵਿਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਾਂਝੇ ਕਰਨੇ. ਅੰਦਰੂਨੀ ਉਪਭੋਗਤਾ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਜਾਂ ਹੋਰ ਵਿਭਾਗਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਤੌਰ ਤੇ ਸਾਂਝਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਇਹ ਇਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਸਮੂਹ ਵਿਚ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਅਤੇ ਸਹਿਯੋਗ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਦੂਜਿਆਂ ਨੂੰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ ਦੀ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਵੇਖਣ ਲਈ ਇੰਟਰਾਨੇਟ ਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪੋਸਟ ਕਰਦੇ ਹੋ.
- ਮੈਂਬਰਾਂ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ. SharePoint Online ਨਾਲ ਆਫਿਸ 365 ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਨਾਲ ਆਫਿਸ ਵੈਬ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ, ਬ੍ਰਾਊਜ਼ਰ-ਅਧਾਰਿਤ ਲਾਈਟਵੇਟ ਸੇਵਾ ਤਕ ਪਹੁੰਚ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਤੁਸੀਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਆਨਲਾਈਨ ਬਣਾਉਣ, ਸੰਪਾਦਿਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਲਈ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ. ਮਾਈਕਰੋਸਾਫਟ ਆਫਿਸ ਵਾਲੇ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ ਤੋਂ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਆਨਲਾਈਨ ਵਿਚ ਫਾਈਲਾਂ ਨਾਲ ਸਮਕਾਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ ਮੈਂਬਰ ਨਾਲ ਸ਼ੇਅਰ ਹੋ ਸਕਣ. ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਆਫਿਸਲਾਈਨ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਰਤੋਂਕਾਰ, ਆਫਿਸਨ ਨੂੰ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਕੰਪਿਊਟਰ ਜਾਂ ਮੋਬਾਇਲ ਉਪਕਰਣ ਤੇ SharePoint Online ਤੋਂ ਫਾਇਲਾਂ ਅਤੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਨੂੰ ਸਮਕਾਲੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ.
- ਨਾਨਮੈਂਬਰਸ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ ਮੰਨ ਲਓ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਵਿਚ ਹਰੇਕ ਨੂੰ ਆਫਿਸ 365 ਲਈ ਸਬਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਇਜਾਜ਼ਤ ਸਮੂਹ ਦੇ ਆਧਾਰ ਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਾਂਝਾ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਵਿਚ ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਟੀਮਾਂ ਜਿਵੇਂ ਨਾਨਮੈਂਬਰ ਨੂੰ ਇਕ ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਦਾ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾਉਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਮਾਰਕਿਟ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ ਜਾਂ ਗਾਹਕ ਅਨੁਭਵ ਖੇਤਰ ਵਿਚ ਕੈਪਚਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ.
- OneDrive ਤੋਂ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ ਤੁਸੀਂ ਇੰਟਰਨੈਟ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨਾਲ OneDrive ਤੋਂ ਫਾਈਲਾਂ ਸ਼ੇਅਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਆਨ ਲਾਈਨ ਡੌਕੂਮੈਂਟ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਵਿੱਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਘੁਮਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਸਟੇਜਿੰਗ ਖੇਤਰ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ OneDrive ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ.